Come funziona la fatturazione elettronica e quanto costa | Outline Digital Agency

Cos'è la Fatturazione Elettronica

A differenza delle fatture tradizionali, la fattura elettronica non è un semplice PDF o un documento Word. Si tratta di un file strutturato che contiene tutte le informazioni della fattura in un formato standardizzato, leggibile sia da computer che da umani. Questo formato specifico, chiamato FatturaPA, è l'unico accettato dal Sistema di Interscambio per la trasmissione delle fatture elettroniche.

La fatturazione elettronica è diventata obbligatoria per la maggior parte delle attività commerciali in Italia: dal 1° gennaio 2019 per le operazioni B2B (Business to Business) e B2C (Business to Consumer), mentre era già obbligatoria dal 2015 per le operazioni verso la Pubblica Amministrazione.

Come Funziona il Sistema

Il processo di fatturazione elettronica si articola in diverse fasi ben definite. Tutto inizia con la creazione della fattura nel formato XML secondo le specifiche tecniche dell'Agenzia delle Entrate. Questo file deve contenere tutte le informazioni obbligatorie, come i dati del cedente/prestatore, del cessionario/committente, la natura e la quantità dei beni/servizi, l'imponibile, l'IVA e altre informazioni fiscali rilevanti.

Una volta creata, la fattura viene trasmessa al Sistema di Interscambio (SDI), che funge da "postino digitale". Lo SDI effettua una serie di controlli automatici sul file per verificare la presenza di tutti gli elementi obbligatori e la correttezza formale del documento. Se i controlli hanno esito positivo, la fattura viene inoltrata al destinatario; in caso contrario, viene inviata una notifica di scarto al mittente.

Requisiti e Normative

Per gestire correttamente la fatturazione elettronica, è necessario dotarsi di alcuni strumenti fondamentali. In primo luogo, serve un software gestionale in grado di generare file XML conformi alle specifiche tecniche dell'Agenzia delle Entrate. È inoltre necessario disporre di un canale di trasmissione accreditato presso lo SDI, che può essere una PEC, un codice destinatario o un sistema di cooperazione applicativa (web service).

La normativa richiede anche la conservazione digitale a norma delle fatture elettroniche per un periodo di 10 anni. Questo processo deve garantire l'autenticità, l'integrità, l'affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti nel tempo, secondo quanto previsto dal DMEF 17 giugno 2014 e dal CAD (Codice dell'Amministrazione Digitale).

Un aspetto fondamentale riguarda la privacy e il trattamento dei dati personali: è necessario adeguarsi al GDPR e alle disposizioni del Garante Privacy in materia di fatturazione elettronica, prestando particolare attenzione alla sicurezza dei dati e alla loro corretta gestione.

Costi e Investimenti

I costi della fatturazione elettronica variano in base alle dimensioni dell'azienda e al volume di fatture da gestire. È possibile identificare diverse categorie di costo:

È importante considerare che esistono anche soluzioni gratuite fornite dall'Agenzia delle Entrate, come il portale "Fatture e Corrispettivi", adatte però solo a chi emette un numero limitato di fatture. Per le aziende con volumi più significativi, è consigliabile optare per soluzioni professionali che garantiscono maggiore efficienza e automatizzazione.

Vantaggi e Benefici

L'adozione della fatturazione elettronica porta con sé numerosi vantaggi tangibili. In primo luogo, c'è una significativa riduzione dei costi operativi: eliminazione delle spese di stampa, spedizione e archiviazione fisica delle fatture. Si stima un risparmio medio di 7-8€ per ogni fattura gestita elettronicamente rispetto al processo tradizionale.

L'automazione del processo riduce drasticamente gli errori umani e velocizza l'intero ciclo di fatturazione. I tempi di elaborazione si riducono da giorni a minuti, e la possibilità di errori nella compilazione o nella trasmissione viene praticamente azzerata grazie ai controlli automatici del sistema.

Dal punto di vista fiscale, la fatturazione elettronica offre vantaggi importanti: riduzione dei termini di accertamento fiscale, semplificazione degli adempimenti (come l'eliminazione dello spesometro) e una gestione più efficiente della contabilità. Inoltre, migliora la tracciabilità dei pagamenti e facilita il contrasto all'evasione fiscale.

Come Implementarla

L'implementazione della fatturazione elettronica richiede un approccio strutturato. Il primo passo è l'analisi dei processi aziendali esistenti per identificare le aree che necessitano di adeguamento. È fondamentale coinvolgere tutto il personale interessato fin dall'inizio, garantendo una formazione adeguata sull'utilizzo dei nuovi strumenti.

La scelta del software è cruciale: deve essere compatibile con i sistemi già in uso, facile da utilizzare e capace di gestire l'intero ciclo di fatturazione. È importante verificare che il fornitore offra un adeguato servizio di assistenza e garantisca aggiornamenti costanti in linea con le evoluzioni normative.

È consigliabile procedere con una fase di test prima del passaggio definitivo alla fatturazione elettronica, verificando il corretto funzionamento di tutti i processi: dalla creazione della fattura, all'invio, alla ricezione delle notifiche, fino alla conservazione digitale.