Gestionale in abbonamento o su misura: come si sceglie davvero
Non è una scelta ideologica ed è raro che una delle due sia sbagliata in assoluto. Ci sono però quattro domande che, nella pratica, decidono quasi sempre da che parte stare.
Cristian Laporta27 agosto 202611 min di letturaGestionali
Sotto i cinque utenti e con processi standard, l'abbonamento vince quasi sempre: costo iniziale nullo e nessuna manutenzione. Sopra i quindici utenti, o quando il tuo modo di lavorare è ciò che ti distingue dai concorrenti, il su misura recupera la differenza in due o tre anni e poi va in vantaggio, perché il canone non cresce con il team.
Chi vende software in abbonamento ti dirà che il su misura è un pozzo senza fondo. Chi sviluppa su misura ti dirà che l'abbonamento è un affitto a vita. Hanno ragione entrambi in casi diversi, e il caso è il tuo. Vediamo come si capisce quale.
Il confronto sui cinque anni, non sul primo
Confrontare il prezzo di sviluppo con il canone mensile è il classico paragone fra mele e pere. L'unico numero che conta è il costo totale di possesso su un orizzonte realistico, che per un gestionale è quattro o cinque anni.
| Voce | Abbonamento | Su misura |
|---|---|---|
| Spesa iniziale | Bassa: configurazione e importazione dati | Alta: l'intero sviluppo |
| Costo ricorrente | Canone per utente al mese, cresce con il team | Server e assistenza, indipendenti dagli utenti |
| Aumenti di prezzo | Decisi dal fornitore, li subisci | Nessuno: il software è tuo |
| Se smetti di pagare | Perdi l'accesso | Continua a funzionare |
| Funzioni nuove | Arrivano gratis, ma decise da altri | Le chiedi tu, le paghi tu |
| Aderenza ai processi | Adatti l'azienda al software | Adatti il software all'azienda |
| Tempo per partire | Giorni o settimane | Mesi |
| Rischio principale | Il fornitore cambia strategia o chiude | Il progetto costa più del previsto |
Il punto di pareggio. Con dieci utenti e un canone di 40 € a utente al mese, l'abbonamento costa 4.800 € l'anno, cioè 24.000 € in cinque anni. Un gestionale su misura da 30.000 € con 3.000 € l'anno di server e assistenza arriva a 45.000 € nello stesso periodo. Con venticinque utenti, però, l'abbonamento sale a 60.000 € e il su misura resta a 45.000. Il numero di persone che lo useranno è la variabile più pesante di tutte.
Le quattro domande che decidono
1. Il tuo modo di lavorare è normale o è il tuo vantaggio?
È la domanda più importante e la meno tecnica. Se fatturi, gestisci il magazzino e segui i clienti come li seguono tutti nel tuo settore, un prodotto standard è già stato costruito da qualcuno che ci ha messo anni. Se invece il tuo processo è particolare — ed è particolare perché funziona meglio — un software standard te lo appiattisce, e con lui il vantaggio.
2. Quante persone lo useranno fra tre anni?
Non oggi: fra tre anni. Il canone per utente è lineare e non perdona: un'azienda che raddoppia il personale raddoppia il canone. Un software su misura costa uguale con dieci o con cinquanta utenti.
3. Quanto vale, per te, avere i dati in casa?
In un prodotto in abbonamento i dati sono su un sistema di terzi. Sono esportabili nei formati previsti, e per la maggior parte delle aziende va benissimo. Diventa un problema quando ti serve incrociarli con altro, quando un cliente ti chiede garanzie contrattuali, o quando il fornitore decide di cambiare le condizioni di esportazione.
4. Quanto puoi aspettare?
Se il problema è urgente — stai perdendo ordini adesso — un prodotto configurabile in due settimane batte un progetto perfetto fra otto mesi. Il su misura richiede tempo e la partecipazione delle tue persone: se non hai nessuno che possa dedicare ore all'analisi, non è il momento.
La terza via, che spesso è la risposta giusta
La scelta raramente è secca. Nella pratica, la soluzione che funziona più spesso nelle PMI è mista:
- Prodotti standard dove non ti distingui. Fatturazione elettronica, contabilità, posta: sono ambiti normati e maturi, non ha senso riscriverli.
- Su misura dove sta il tuo vantaggio. Il modo in cui gestisci le commesse, gli interventi, la produzione o il rapporto con i clienti.
- Un collegamento fra i due. È qui che si gioca la partita: se i sistemi non si parlano, hai comprato due isole e qualcuno che ricopia dati fra l'una e l'altra.
Prima di scegliere, chiedi a entrambi i fornitori la stessa cosa: esiste un'interfaccia documentata per leggere e scrivere i dati? La risposta cambia il progetto più di qualsiasi elenco di funzioni.
I rischi veri di ciascuna scelta
Abbonamento
- Il prezzo cambia e non decidi tu. Gli aumenti nel software in abbonamento sono la norma, non l'eccezione.
- Le funzioni che ti servono non arrivano mai, perché non le chiede abbastanza gente.
- Il fornitore chiude o viene comprato. Succede, e la migrazione forzata è la peggiore delle migrazioni.
- Adatti i processi al software senza accorgertene, finché un giorno lavori come dice il programma.
Su misura
- Costa più del previsto se l'analisi è stata fatta male o se le eccezioni non erano state contate.
- Dipendi da chi l'ha scritto. Si mitiga pretendendo codice leggibile, documentazione e proprietà del sorgente.
- Va manutenuto. Non è un mobile: è un impianto, e senza manutenzione invecchia.
- Nessuno lo usa se è stato progettato senza chi ci dovrà lavorare. È il fallimento più frequente e il più evitabile.
Come ridurre il rischio, in entrambi i casi
- Prova prima di decidere. Un mese di uso vero su un processo reale dice più di dieci dimostrazioni commerciali.
- Fatti dire come si esce. Che formato hanno i dati esportati, quanto costa, in quanto tempo. Prima di entrare.
- Parti da un processo solo. Vale per entrambe le strade: si sbaglia in piccolo e si corregge in fretta.
- Coinvolgi chi lo userà dal primo giorno. Se le persone lo trovano peggiore di quello che facevano prima, hai comprato un problema.
Domande frequenti
Quando conviene un gestionale in abbonamento?
Quando gli utenti sono pochi (indicativamente sotto i cinque), i processi sono standard per il tuo settore, il budget iniziale è limitato e serve partire in fretta. In questi casi un prodotto già maturo copre il 90% delle esigenze a una frazione del costo e del tempo.
Quando conviene un gestionale su misura?
Quando gli utenti sono molti (il canone per utente diventa la voce dominante), quando il tuo modo di lavorare è ciò che ti distingue dai concorrenti, quando serve integrare sistemi diversi, o quando i dati devono restare sotto il tuo controllo per obblighi contrattuali.
Qual è il punto di pareggio fra le due soluzioni?
Nella pratica fra i due e i quattro anni, ma dipende quasi tutto dal numero di utenti. Con dieci utenti a 40 € al mese l'abbonamento costa 24.000 € in cinque anni; con venticinque ne costa 60.000. Il su misura resta invece sulla stessa cifra.
Posso partire con un abbonamento e passare al su misura dopo?
Sì, ed è un percorso ragionevole: l'abbonamento ti fa capire quali funzioni usi davvero, e quella conoscenza rende molto più economico il progetto su misura. L'importante è verificare fin dall'inizio come si esportano i dati, per non trovarsi bloccati al momento del passaggio.
Con un gestionale su misura sono legato a chi l'ha scritto?
Solo se accetti condizioni che ti ci legano. Preteni la proprietà del codice sorgente, documentazione leggibile e l'uso di tecnologie diffuse: a quel punto qualsiasi altro sviluppatore competente può prenderlo in carico. Se il fornitore non accetta, è quella la risposta alla domanda.
Meglio un solo sistema per tutto o più sistemi collegati?
Nella maggior parte delle PMI funziona la soluzione mista: prodotti standard dove non ti distingui (contabilità, fatturazione elettronica) e su misura dove sta il tuo vantaggio, con un collegamento fra i due. La domanda decisiva da fare a ogni fornitore è se esiste un'interfaccia documentata per leggere e scrivere i dati.